Angebotssoftware mit eigener Preishistorie: worauf Handwerksbetriebe achten sollten

Eine Angebotssoftware mit eigener Preishistorie sollte Preise aus Ihren früheren Angeboten nachvollziehbar übernehmen und die Quelle je Position anzeigen. Für Handwerksbetriebe zählt dabei, ob die Software leere Felder sauber stehen lässt, Pflichtangaben prüft und Preisänderungen im Betrieb nachvollziehbar bleiben.

Angebotssoftware mit eigener Preishistorie: was gemeint ist

Eine eigene Preishistorie entsteht aus den Preisen Ihres Betriebs. Wenn Sie im letzten Angebot eine Position für Bodenfliesen mit Menge, Einheit und Preis erfasst haben, kann die Software diese Position später als Preisquelle verwenden.

Im Handwerk ist das besonders nützlich, wenn Leistungen wiederkehren, aber selten ganz gleich sind. Ein Malerbetrieb hat vielleicht mehrere frühere Angebote für Spachtelarbeiten, ein SHK Betrieb mehrere Positionen für den Tausch ähnlicher Armaturen. Die Software sollte dabei zeigen, aus welchem früheren Angebot ein Preis stammt. Laut Handschlag Angaben macht die App genau das mit einem Herkunftshinweis wie „Preis aus AN 2026 0003“ und lässt das Feld leer, wenn weder ein gesprochener Preis noch ein Treffer in der Historie vorhanden ist.

Für die allgemeine Auswahl einer Angebotslösung finden Sie ergänzend den Ratgeber Angebotssoftware Handwerk 2026: Kriterien für die Auswahl.

Preisquelle je Position prüfen

Die wichtigste Prüfung liegt in der einzelnen Position. Steht dort nur ein Betrag, wissen Sie auf der Baustelle wenig. Steht dort zusätzlich die Quelle, können Sie einschätzen, ob der Preis zum Auftrag passt.

Ein Beispiel: Sie diktieren beim Kunden „Bad abdichten, Wandfläche nach Aufmaß“. Die Software findet eine ähnliche Position aus einem alten Badangebot. Dann brauchen Sie im Angebot einen sichtbaren Hinweis auf diese Herkunft, weil ein Gästebad anders kalkuliert werden kann als ein großes Bad mit Nischen und Vorarbeiten. Ohne Herkunft prüfen Sie den Betrag nach Gefühl.

Laut der App Store Beschreibung von Angebotsmeister bietet die iOS App „Vorschläge aus deiner Preishistorie“ und lernt mit jedem Angebot aus bisherigen Preisen. Auf der Website für Raumausstatter beschreibt Angebotsmeister ebenfalls Preisvorschläge aus der bisherigen Preishistorie. Das zeigt, dass der Begriff am Markt meist auf Vergangenheitsdaten des eigenen Betriebs zielt.

Eigene Preishistorie, Preisstamm und Angebotsversionen

Eine Preishistorie ist enger als ein allgemeiner Preisstamm. Ein Preisstamm hält hinterlegte Positionen bereit, etwa „Türblatt lackieren“ mit Einheit und Preis. Eine Preishistorie zeigt zusätzlich, wo ein Preis schon in Angeboten verwendet wurde.

Craftivo beschreibt, dass Anwender eigene Positionen, Einheiten und Preise einmalig hinterlegen und dann in jedem Angebot wiederverwenden können. Sage beschreibt für seine Angebotssoftware, dass hinterlegte Preise automatisch zu einem Angebotspreis verrechnet werden können. Beides hilft bei gleichbleibenden Leistungen, etwa wenn ein Betrieb regelmäßig dieselbe Wartungsposition anbietet.

Eine dokumentierte Angebotshistorie geht noch einen Schritt weiter. Sell with Marketing beschreibt Angebotssoftware als System, in dem ein Angebot als Datensatz mit Versionshistorie geführt wird, sodass Änderungen zwischen Angebotsversionen sichtbar bleiben. Im Alltag ist das nützlich, wenn eine Kundin nach dem ersten Angebot einen Raum streicht und später wissen möchte, warum der Gesamtbetrag gesunken ist.

Historische Preise und aktuelle Materialpreise

Historische Preise sind eine gute Grundlage für Lohnanteile und wiederkehrende Leistungen. Material kann sich anders verhalten.

Das Programm.io beschreibt für seine Angebotslösung eine IDS Connect Schnittstelle, mit der tagesaktuelle Materialpreise von Großhändlern in die Kalkulation einfließen. Das betrifft zum Beispiel Material, das Sie erst kurz vor Ausführung bestellen und dessen Einkaufspreis sich seit dem letzten Angebot geändert hat. Eine Preishistorie aus alten Angeboten kann dann den Arbeitsanteil stützen, während der Materialteil neu geprüft wird.

GAEB Online beschreibt für den GAEB KI PreisNavigator Preisempfehlungen auf Basis historischer GAEB Angebotsdaten. Dabei werden vorhandene Angebotsdaten und Positionspreise eines Unternehmens ausgewertet. Für Betriebe, die mit GAEB Ausschreibungen arbeiten, ist das ein anderer Alltag als beim schnellen Privatkundenangebot für eine Kleinreparatur, der Grundgedanke bleibt gleich: Die Software greift auf eigene Vergangenheitsdaten zurück.

Pflichtangaben im Angebot bleiben getrennt von der Preishistorie

Eine Preishistorie ersetzt keine Prüfung des Angebotsdokuments. Der Preis kann richtig aus einem alten Angebot stammen, während auf dem neuen PDF noch Angaben fehlen.

Handschlag nennt in seinen Genauigkeitshinweisen Pflichtangaben wie vollständigen Firmennamen mit Rechtsform, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer, Angebotsnummer, Datum, Gültigkeitsdauer, Leistungsbeschreibung mit Menge, Einheit und Preis je Position sowie Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag getrennt ausgewiesen. Bei zulassungspflichtigen Gewerken nach Anlage A der Handwerksordnung kommt nach diesen Angaben die zuständige Handwerkskammer hinzu. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen danach keine Umsatzsteuer aus und tragen den gesetzlichen Hinweis ein.

Ein Beispiel aus dem Büro: Sie übernehmen für eine Badrenovierung mehrere Preise aus früheren Angeboten und senden das PDF schnell ab. Wenn die Gültigkeitsdauer fehlt oder die Umsatzsteuer falsch behandelt wird, hilft die beste Preisquelle wenig. Eine gute Angebotssoftware sollte deshalb vor dem PDF Export prüfen und mit konkreter Meldung zeigen, welche Angabe fehlt.

Datenschutz bei eigener Preishistorie

Eine Preishistorie enthält mehr als Zahlen. Sie kann Kundennamen, Adressen, Leistungsbeschreibungen und Rückschlüsse auf Auftragswerte enthalten.

Laut Handschlag Angaben liegen Angebote, Kundendaten und Preishistorie in einer lokalen Datenbank auf dem iPhone. Spracherkennung und Positionserkennung laufen nach diesen Angaben auf dem Gerät. Ausnahmen werden getrennt genannt: Adresssuche und Standortabfrage fragen Apples Kartendienst, Käufe laufen über Apple, Versand per E Mail, WhatsApp oder PDF geschieht erst, wenn die Nutzerin oder der Nutzer ihn auslöst.

Im Alltag ist das greifbar, wenn Sie im Hausflur den Namen der Kundin, die Adresse und die gewünschte Leistung einsprechen. Diese Daten gehören zur Angebotsarbeit und zur späteren Preisquelle. Wer eine App auswählt, sollte deshalb prüfen, wo diese Daten gespeichert werden und welche Vorgänge das Gerät verlassen. Mehr dazu steht im Ratgeber Handwerker App ohne Cloud: Daten lokal verarbeiten und Angebote sauber prüfen.

Fragen vor der Auswahl einer Angebotssoftware mit eigener Preishistorie

Fragen Sie zuerst, aus welchen Daten die Software ihre Preisvorschläge bildet. Frühere Angebote des eigenen Betriebs sind etwas anderes als allgemeine Katalogpreise oder reine Materialpreise des Großhandels.

Prüfen Sie dann eine typische Leistung aus Ihrem Betrieb. Ein Fliesenleger kann eine alte Position für Sockelfliesen suchen, ein Maler eine Position für Decke streichen, ein Elektriker eine wiederkehrende Montageposition. Die Software sollte Menge, Einheit, Preis und Quelle klar zeigen. Wenn kein passender Treffer vorhanden ist, sollte der fehlende Preis sichtbar bleiben, damit Sie ihn bewusst ergänzen.

Eine zweite Prüfung betrifft Änderungen. Wenn der Kunde nachträglich eine Position ergänzt oder eine Leistung streicht, sollte nachvollziehbar bleiben, welche Angebotsversion versendet wurde. Das ist hilfreich, wenn mehrere Personen im Betrieb mit Angeboten arbeiten oder wenn der Kunde später auf eine ältere Fassung Bezug nimmt.

Schneller mit Handschlag

Die Handschlag App erstellt ein Angebot per Sprache direkt auf der Baustelle: Sie sprechen Leistungen, Mengen und Preise ein, daraus entstehen Positionen mit Menge, Einheit und Preis. Fehlt ein gesprochener Preis, nutzt die App nach Anbieterangaben frühere Angebote desselben Betriebs als Preisquelle und zeigt die Herkunft an. Diktat, Auswertung und Preishistorie liegen nach Anbieterangaben auf dem iPhone, ausgenommen Adresssuche, Käufe und Versand, die Nutzerin oder Nutzer auslöst.

Quellen

Handschlag, Angaben zu App, Preishistorie, Pflichtangaben und Datenschutz: https://handschlag.dev/llms.txt

Handschlag Ratgeber, Angebotssoftware Handwerk 2026: https://handschlag.dev/ratgeber/angebotssoftware-handwerk-2026

Handschlag Ratgeber, Handwerker App ohne Cloud: https://handschlag.dev/ratgeber/handwerker-app-ohne-cloud-daten-lokal-2026

Angebotsmeister im App Store: https://apps.apple.com/de/app/angebotsmeister/id6762550412

Angebotsmeister für Raumausstatter: https://angebots-meister.de/raumausstatter

GAEB Online, GAEB KI PreisNavigator: https://www.gaeb-online.de/gaeb-ki-preisnavigator.html

Sage Angebotssoftware: https://www.sage.com/de-de/buchhaltung-software/angebotssoftware/

Craftivo Angebotssoftware: https://www.craftivo.app/funktionen/angebotssoftware

Sell with Marketing, Quoting Software: https://sellwithmarketing.com/de/services/quoting-software/

Das Programm.io, Angebot: https://das-programm.io/funktionen/angebot/